איך לזכור לרשום מעקב שעות לחיוב לקוחות בעסק עצמאי

מעקב אחר שעות עבודה בשרות שגובה לפי שעות הוא קריטי כדי לתמחר נכון את שעות העבודה וכמובן כדי לגבות את מה שמגיע.

מה עושים אם שוכחים לרשום ולעקוב אחר השעות?

שאלה שנשאלתי על ידי לקוחה:

אני מחפשת פתרון פרקטי למעקב אחר זמן עבודה עבור לקוחות כדי שאחייב אותו בצורה מלאה ושלמה.

כלומר אני עובדת מול חברות שונות וצריכה לעקוב כמה שעות השקעתי בכל פרוייקט (בהרבה משלמים לי לפי שעה וגם איפה שזה ריטיינר אני רוצה לבדוק שאני לא חורגת משמעותית מההיקף המשוער למעלה או למטה).

יש לי אקסל שבו עקרונית אני מסמנת לי שעות שעבדתי אבל אני *תמיד* שוכחת או לא מספיקה לפני שעוברת לפגישה אחרת ואח"כ זה פורח לי מהראש…

אם יש לך הצעות לדרך יעילה להשתפר בזה אשמח!

תודה רבה,

קרן

ותשובתי לקרן:

הי קרן,

לזכור לרשום את שעות העבודה זה הרגל כמו כל הרגל.

לפיכך, 2 רעיונות שיסייעו לך לרכוש את ההרגל:

1. כדאי לקשור אותו להרגל אחר קיים.
   מה את עושה תמיד בסוף פגישה או פעילות עם לקוח?
   מתאמת את הפגישה הבאה?
   רושמת סיכום?
   תחברי את רישום הזמן לאותו הרגל קיים,
   ואם יש לך מקום לרשום "מעקב שעות" ברשומות של אותו הלקוח, אז נא עשי זאת במקום ובצורה בולטת שתמיד תראי.
   למשל: בקובץ הלקוח, בשם הקובץ, או ליד שם הלקוח בפגישה ביומן רשמי לעצמך מ"ש (מעקב שעות).
2. תשתמשי בתזכורות השעתיות של יישום "מה בתוך" או פשוט בשעון המעורר בטלפון כדי לבדוק ולוודא שרשמת את הזמן לחיוב.
   את גם יכולה לרשום לך ליד כל תזכורת כזו "מעקב שעות"
   ותראי את זה בפיד של הטלפון.
   או, לרשום לעצמך תזכורת קופצת ביומן, למשל בצהרי היום ובסוף כל יום: "האם זכרת לרשום את השרון לחיוב?".

תוך כמה שבועות זה יהפוך להרגל חדש שיהיה חלק ממך ומהשגרה שלך.

בהצלחה,

חגי

אהבת? הפקת ערך? אני מזמין אותך לעשות “לייק”, להגיב ממש כאן למטה ולשתף את חבריך בפוסט זה.
אשמח גם לענות כאן למטה בתגובות לכל שאלה שיש לך.