חיסכון בזמן ובכסף לבעל העסק הקטן – חשבונית וקבלה אונליין

מהי חשבונית אונליין? 

חשבונית וקבלה אונליין הן בדיוק אותן החשבוניות והקבלות שאנו מכירים מאז ומתמיד, רק כעת אין אנו מייצרים מסמך מנייר, אלא קובץ PDF חתום דיגיטלית.
ההבדל המרכזי הוא שאת החשבונית אונליין בתצורת קובץ PDF ניתן לשלוח במייל ללקוח ללא צורך לשלוח מסמך מודפס בדואר, בעוד שמסמך חשבונאי מודפס שלא נערך דיגיטלית אסור לפי החוק לשלוח במייל.

מהם היתרונות של מסמך חשבונאי במייל?

היתרונות הם רבים מספור ואין כלל חסרונות:

• את החשבונית / קבלה לא צריך להדפיס וניתן חוקית לשמור כקובץ. כך אנו חוסכים נייר ודיו ושומרים על הסביבה. כמו כן המסמך נגיש מכל מכשיר עם גישה לאינטרנט בכל זמן.
• אין צורך לשלוח את החשבונית בדואר. בכך אנו מיעלים את ניהול הזמן שלנו, חוסכים את ההתרוצצות לתיבת הדואר או לסניף הדואר, ובנוסף חוסכים את עלות המעטפה והבול.
• הקובץ מגיע אל הלקוח ישירות באימייל ובכך נחסכת לנו ההמתנה מורטת העצבים וזמן ההמתנה לקבלת תשלום . זמן אישור על תשלום מתקצר משמעותית. בהקשר זה חשוב להזכיר גם את העיכובים שיש בדואר לאחרונה במשלוח מכתבים וכן את העובדה שלעיתים מכתבים לא מגיעים, מה שמחייב בהקשר של מסמכים חשבונאיים משלוח חוזר של "העתק נאמן למקור". במייל, לעומת זאת, המסמך מגיע מיד ובמקרה של אובדן ניתן לשלוח אותו שוב בלחיצת כפתור.
• במערכת ממוחשבת, ניתן לדעת מידית האם הלקוח קיבל את החשבונית ופתח אותה, לא תשמעו יותר את התירוץ "החשבונית לא הגיעה אלי".
• עסק ששולח חשבונית במייל נתפס כעסק רציני יותר, וזו נקודה חשובה כדי למתג את העסק גבוה יותר.
• ניהול העסק נהיה פשוט באופן משמעותי. ניתן בלחיצת כפתור לראות ריכוז של כל התשלומים שהתקבלו / ממתינים לקבלה, מצבי חשבון של לקוחות, דוחות גביה, דוחות לרו"ח ללא צורך במשלוח כל מסמך לחוד, ועוד.
• ניתן לשכפל כל מסמך בקלות, ולהפיק ברגע עותק נוסף של החשבונית לאותו לקוח.
• העלות של מסמכים דיגיטליים נמוכה יותר מהעלות של הדפסת פנקסים ומשלוח בדואר.

האם זה מסובך?

יצירת החשבונית הדיגיטלית הינה פעולה  פשוטה מאוד. כל אחד ואחת יכול לעשות זאת בקלות!
המעבר כרוך בלמידה קלה ומזערית שמתאימה לכל אחד, מיזם צעיר שעכשיו פתח עסק חדש עד למבוגר המנהל עסק כבר שנים רבות.
גם החיסכון הכספי גדול ובעיקר אנו מרוויחים את הסדר והקלות של ניהול העסק, המאפשרים לנו להתפנות לניהול איכותי עם התעסקות מינימלית בניירת ואדמיניסטרציה.

מהניסיון שלי, אני ממליץ על מערכת EZcount – חשבוניות אונליין. הם נותנים שירות מעולה במחירים שווים לכל נפש עם מערכת קלה ונוחה במיוחד.

ומי שרוצה קופון הנחה ממני לשרות שלהם, מוזמן לפנות אלי במייל אל – info@hagaishalev.com

אהבת? הפקת ערך? אני מזמין אותך לעשות "לייק", להגיב ממש כאן למטה ולשתף את חבריך בפוסט זה.
אשמח גם לענות כאן למטה לכל שאלה שיש לך.

"ניהול זמן":