חיפוש באתר ובבלוג
סך כל הפוסטים בבלוג
279
פוסטים אחרונים
קטגוריות
עמוד הפייסבוק שלי

מי ינהל את הזמן?

מאת:

חגי שלו

לכולנו יש יותר משימות מאשר זמן לבצע אותן. היעדר מספיק זמן הוא אולי המחלה הכואבת ביותר במאה ה-21, עידן של התפוצצות מידע, תקשורת ומדיה.
הדרך המקובלת לנצל את הזמן ביעילות רבה יותר היא לתכנן ולתעדף משימות, או במילים אחרות – להשתמש בכלים לניהול זמן. מבלי להמעיט מחשיבותם, ניהול זמן באמצעות כלים בלבד משול לטיפול בסימפטום של מחלה במקום במקור שלה.

ניהול זמן – לטפל במקור, לא בסימפטום

החדשות הרעות הן שהזמן טס, החדשות הטובות הן שאתה הטייס” (מ. אלטשולר, יועץ בכיר לניהול)

אם למשל כואבת לכם הכתף, האם תסתפקו באקמול שייתן לכם הרופא או שתרצו להבין מה הבעיה ואיך אפשר לטפל במקור המחלה ולהירפא?
בהשלכה לניהול זמן, טיפול בכלים בלבד יסייע רק חלקית ובדרך כלל לפרק זמן מוגבל. לשון אחרת, כדי לשנות הרגל יש צורך ביותר מכמה כלים וטכניקות, טובים ככל שיהיו.

 

פרדיגמות האין זמן
אז איך נטפל במקור? מה יושב בבסיס ניהול הזמן?
מחסור בזמן הוא בדר”כ תפישה לקויה של המציאות. בעבודתי באימון עסקי מצאתי שלבעלי עסקים הסובלים ממחסור בזמן יש אחת או יותר מהפרדיגמות* הבאות שמנהלות את חייהם:

אני לא מספיק טוב” – זו בעצם אמונה מגבילה, או בלשון העם – שריטה. לא משנה כמה מצליחים יהיו, בעלי עסקים כאלו מסתובבים בתחושה שמה שהם יעשו לא יספיק כדי להצטיין ולהצליח. התוצאה היא כמובן עשייה מוגזמת ומחסור בזמן. הפיתרון הטוב ביותר שאני מכיר לסילוק שריטה זו היא המתודולוגיה של עמיתתי היקרה רחי ורטהיימר – לרא(ע)ות את הכבשים – שאני משתמש בה בעבודתי.

 

הפרדיגמה השנייה שמנהלת בעלי עסקים טרודים היא “החיים זה לא פיקניק, אם אני רוצה להצליח אני חייב לעבוד קשה“. לזאת אני עונה בשאלה רטורית – האם אתם מכירים בעלי עסקים מצליחים שאינם עובדים קשה? גם כאן, שינוי הפרדיגמה מתחיל בהכרה שזו תפישה מעוותת של המציאות. במילים אחרות, המודעות שפרדיגמה זו לא משרתת את בעליה פותחת את הפתח לשנותה ולבחון פרדיגמה אחרת, מעצימה ומועילה יותר. מניסיוני, טיפול בפרדיגמות ושינוין הוא אחד מהכלים החזקים ביותר באימון עסקי כדי לבצע פריצת דרך עסקית.

 

פרדיגמה אחרת שחוזרת על עצמה תדיר קשורה בדרך בה אנשים חושבים. אני רואה שוב ושוב בעלי עסקים שדואגים יותר מדי.

פעם קראתי ש-93% מהדאגות של בני האדם הן מיותרות. תחשבו כמה סבל היה נחסך בעולם אם היינו מצמצמים את הדאגות ל-7% מהן בלבד. הדאגה המופרזת גורמת לעשייה אובססיבית מחד וללחץ שפוגע באפקטיביות מאידך. התוצאה של שניהם היא מחסור בזמן, כביכול.
רבים מיכם יישאלו בוודאי “איך אפשר לדאוג פחות?” לזאת אענה שדאגה היא לא מחשבה אוטומטית שלא ניתן למנוע אותה. רבים סבורים שהמחשבות שלהם לא ניתנות לשליטה והם מזדהים איתן בצורה מוחלטת. בעבודתי באימון עסקי אני מלמד בעלי עסקים שלא כך הוא ונותן כלים איך לשלוט במחשבות ולנתב אותם לאפיקים חיוביים ומועילים. הנה דוגמה לכלי כזה.

לסיכום ביניים, המקור של חוסר הזמן הוא בהוויה האנושית: בתפישה של המציאות, בשריטות, בפרדיגמות ובמחשבות. טיפול שורש בהם יאפשר ניהול זמן אפקטיבי.

 

כלים רבותי, כלים
ובלי כמה כלים אי אפשר…
אני מבקש להצביע על כלי עיקרי ונגזרותיו שמניסיוני באימון עסקי יכולים לחסוך זמן רב.
מדובר בשימוש ב”חוק פארטו“. פארטו היה כלכלן איטלקי שהבחין ש-20% מאוכלוסייה באיטליה היא בעלת כ-80% מהנכסים במדינה. הוא הרחיב אבחנה זו והכליל ש-20% מהגורמים אחראים ל-80% מהתוצאות. דוגמאות לחוק פארטו:

  •  20% מהבגדים אנו לובשים 80% מהזמן.
  • 20% מהלקוחות מניבים 80% מההכנסות.
  • 20% מהמוצרים מספקים 80% מהרווח.

בהשלכה על ניהול זמן, 20% מהזמן שלנו מניב 80% מהתוצאות.

ומה עם שאר 80% מהזמן? כן, הבנתם נכון, הוא מספק רק את שאר ה-20% מהתוצאות. עובדה זו ידועה בכלכלה כ”חוק התפוקה השולית הפוחתת”. כן רבותי, רוב הזמן שלנו מוקדש לפעולות שהן לא ממש חיוניות…

 

הנה כמה כללים פשוטים שייסעו לכם לממש את “חוק פארטו”:

– עשו רשימה של המשימות שלכם ובצידן כמה זמן לוקח לכם לבצען (שבועית או חודשית) ומה תרומתן לתוצאות העסק לפי מפתח מ-1 עד 5 (5 – התרומה הרבה ביותר לתוצאות העסק)
– דרגו אותן מבעלת התרומה הגדולה ביותר לעסק לזו בעלת התרומה הקטנה ביותר
– את המשימות החשובות ביותר בצעו בעצמיכם ואת כל השאר בזרו לעובדיכם או העבירו למיקור חוץ (אאוטסורסינג).

אחד הדברים שהאינטרנט מאפשר לנו הוא למצוא בקלות בעלי מקצוע שישלימו אותנו ויסייעו לנו במטלות שאנו לא חייבים לבצע בעצמינו. יתרה מכך, משום שהם בדר”כ מומחים בתחומם (ובוודאי יותר מאיתנו) בעלי מקצוע אלו ייבצעו את העבודה טוב יותר מאיתנו, מהר יותר ובסופו של דבר גם בזול יותר.

הנה סרטון מ-TED שנותן פרספקטיבה מרעננת לניהול הזמן ומכניס בו מימד נוסף קריטי:

לסיכום, הצורך בניהול זמן נובע מתפישה לקויה של המציאות. פיתרון השורש כרוך בבדיקת הפרדיגמות הבסיסיות שמנהלות אותנו, שינוין, ורק אז לשלב כלים וטכניקות שייסעו בניהול הזמן. רק בדרך זו, השינוי יהיה בר-קיימא לאורך זמן, יאפשר ניהול זמן אפקטיבי ויניב תוצאות מיטביות.

רוצה לטפל במקור לחוסר הזמן? אימון עסקי לפריצת דרך הוא הפיתרון.

*”פרדיגמה” – תפישה סובייקטיבית של המציאות. אמונה, מחשבה, או תבנית התנהגותית שאנו חיים לאורה כאילו היא אמת מוחלטת מבלי לערערה.

ב ה צ ל ח ה  !!!
אולי יעניין אותך לקרוא פוסטים נוספים בקטגוריה זו:

שיתוף הפוסט ברשתות החברתיות:

כתוב/כתבי תגובה