אני נתקל בהרבה מנהלים ובעלי עסקים שמתנהלים בצורה מבולבלת. 
ליתר דיוק, הנסיבות מנהלות אותן: האירועים מסביבם, הלקוחות שלהם, העובדים, התקלות, הדחוף, ועוד ועוד.
הם אינם שולטים ביומן שלהם ובמשימות שלהם, מתגלגלים והשוטף שוטף אותם.
“אם אינך יכול לשלוט בלוח הזמנים שלך, אתה לא יכול לשלוט בכלום!”
ציטוט זה מיוחס לדונלד (לא רולנד) רייגן, שר האוצר בממשלתו של רונלד רייגן בשנות ה-80, והוא כל-כך נכון!
וכדי לשלוט בלוח הזמנים צריך כלי אחד פשוט – יומן מסודר.
אז זהו, שזה לא כל-כך פשוט. כי בבסיס השימוש ביומן נמצאת מערכת ההפעלה האנושית, כלומר האדם והרגליו. כי מי שאין לא הרגל לעבוד צמוד עם היומן, לעדכן אותו, “לתקשר” איתו הרבה פעמים במשך היום ולהיות מחובר אליו ככלי עזר מהמעלה הראשונה, לא יוכל לנהל יומן (ומשימות) בדרך אפקטיבית ולכן נגזר עליו לחיות בבלבול ו”לא לשלוט בכלום”!
הסימנים הבולטים לניהול זמן לקוי הם: אי עמידה בזמנים באספקת תוצרים, איחורים לפגישות, חוסר מיקוד ותעדוף לא נכון, שעות עבודה ארוכות, לחץ, תירוצים, ועוד.
ברור שזה מרשם בדוק לאי מיצוי הפוטנציאל ואף לכישלון!
הבסיס לניהול אפקטיבי של יומן ומשימות
הבסיס לניהול זמן ומשימות אפקטיבי הוא בראש וראשונה מנטלי.
בפוסט הזה אני מרחיב על ניהול נכון של אנרגיה.
כלומר, זה לא מה שתעשה בקשר לניהול הזמן שלך, אלא מי תהיה: מהי מערכת האמונות וההרגלים שיושבת בבסיס המעשים שלך.
הרגלי ניהול זמן טובים יאפשרו שליטה ביומן ובתוצאות.
הנה העקרונות המנטליים הבסיסיים של ניהול זמן ומשימות בסרטון מהקורס הדיגיטלי המעשי שלי (21 דק’):
הנה השלבים העיקריים כדי ליצור הרגלי ניהול זמן טובים:
- להכיר בכך שאין לך מספיק סדר, ארגון ותכנון ביום יום שלך, להיות מודע לכך.
עד כמה שזה נשמע מוזר, רבים רואים בהתנהלות קלוקלת כנסיבות שאינם יכולים לשנותן. - לרצות לשנות את ההרגלים הקלוקלים ולהיות מחויב לשינוי.
לא מספיק לרצות, כי אז זה “רוצה ולא יוצא“, מכיוון שההרגלים שלי חזקים מרצונותיי.
לכן, נדרש כאן יותר – מחויבות ברורה להקדיש לשינוי את מלא תשומת הלב והמשאבים. - להכיר בכך שה-א”ב של התנהלות נכונה מול היומן היא לתקשר איתו.
ברמה הכי פשוטה של המילה “לתקשר”, הכוונה להביט ביומן לפחות 6 פעמים ביום, לפחות כל שעתיים, כאשר ההתבוננות החשובה והארוכה ביותר היא על הבוקר (או אפילו ערב לפני), כדי לקבל החלטות עקרוניות לגבי ההתנהלות ביום שלפנינו.
וכנ”ל לגבי רשימת המשימות. עדכון נדרש של היומן והמשימות בראשית היום בהתאם לנסיבות הוא קריטי להתנהלות אפקטיבית במשך כל היום. - לא להיות אופטימי מידי לגבי הלו”ז, להשאיר מקום לנסיבות ולבלת”מ, שתמיד מתרחשים. לקחת מרווחי ביטחון כדי למנוע קריסה של הלו”ז עם השיבוש הראשון שחל בו.
- פגישות עם עצמי הן יותר חשובות מפגישות עם אחרים. כי הרי מי האדם החשוב ביותר בחיי? נכון, אני בעצמי!
אני פוגש הרבה בעלי עסקים ומנהלים שמרצים את כל העולם ואשתו, כך שתמיד מה שבאמת חשוב להם נדחה.
הדרך להתגבר על כך היא לרשום ביומן פגישות עם עצמי, כלומר משימות שחשוב לי לבצע ואינן מצריכות גורמי חוץ.
אלו פרקי זמן שאני משריין ביומן מראש על מנת לבצע את משימותיי, בהתאם לרשימת המשימות.
מי שלא עושה זאת, מוצא שמשימותיו החשובות באמת נדחות שוב ושוב, לעיתים לנצח! - כל הזמן לדעת מה הפגישה או המשימה הבאה שלי ומתי. הרגל זה מחייב קשר שוטף עם היומן וקבלת החלטות מתמדת, כולל שינוי הלו”ז והמשימות.
למשל, בקשר לפגישה הבאה, לחשוב לעצמי: מתי אני רוצה לצאת כדי להגיע אליה? ומה אני רוצה לקחת איתי כדי שהפגישה תהיה מועילה?
כלי עזר לשלוט ביומן ובמשימות
- זה אולי טריביאלי, אבל יומן מסונכרן בין המחשב לבין הנייד ורשימת משימות נגישה ומסודרת הם תשתית חיונית.
- כאשר יש נסיבות שמשבשות את הלו”ז, לקבל אותן, להישאר מעל לקו (= ברגשות חיוביים), ולבחור לתעדף מחדש ולשנות מה שצריך.
סטרס שפוגם בתפקוד הוא תוצאה של חוסר יכולת להתמודד עם ניהול המחשבות והרגשות. לכן, פיתוח אינטליגנציה רגשית הוא בסיס מנטלי חיוני לניהול זמן אפקטיבי. - להיות אסרטיבי אל מול זוללי זמן ובלת”מים שאינם חיוניים. לא להיות עבד לנייד ולא לענות תמיד ובכל מחיר לשיחות, לא לקבל כל לקוח שהגיע ללא תיאום מראש, ולדעת לעיתים לסגור את הדלת ולבקש שלא יפריעו לך על מנת להתרכז במשימה שעל שולחנך.
העבודה המנטלית הדרושה כאן היא להשתחרר מהריצוי. - הרגלים בסיסיים חיוניים נוספים בצד המנטלי הם ויתור על הפרפקציוניזם וביזור והאצלת משימות לאחרים.
- פוקוס, פוקוס, פוקוס – תמיד להתמקד במה שחשוב ומקדם ולא רק במה שדחוף. לתעדף בניית תשתית שתשרת אותי בטווח הארוך. כל זמן שמושקע בהווה על מנת לחסוך זמן בעתיד הוא בעדיפות ראשונה. למשל – הדרכת עובדים.
- אולי תופתע לשמוע את המלצתי הבאה: חשוב לקדם משימות קטנות (ולאו דווקא הכי חשובות) לפני משימות גדולות. יש כאן אפקט פסיכולוגי ברור של תחושת מסוגלות ושליטה כאשר בשעות הראשונות של היום מחקת מרשימת ה-TO DO כבר כמה משימות מעצבנות שגזלו ממך המון תשומת לב וגרמו למהומה על לא מאומה.
הנה העקרונות הפרקטיים של ניהול זמן ומשימות אפקטיבי בסרטון מהקורס הדיגיטלי המעשי שלי (18 דק’):
אין לך זמן ליישם זאת? עסוק ב”כיבוי שריפות”? הנה הפיתרון:
ולבסוף, הנה כלי העזר הבסיסי כדי ליישם את כל אלו:
בתוכניות האימון שלי ובספר שלי, אני מלמד את “נוסחת מה בתוך” שהיא כלי העזר הבסיסי על מנת ליצור שינויים בהרגלים.
אני מזמין אותך לקרוא בעיון את אחד המקורות הנ”ל כדי ללמוד איך להשתמש בנוסחה באופן אפקטיבי.
בקצרה:
על מנת ליצור שינוי בר-קיימא נדרשת התבוננות עצמית בעזרת תזכורות הרבה פעמים במשך היום על מנת לבצע בחירות קטנות שמצטברות לאורך זמן לשינוים גדולים. כך רכשת כל הרגל בחייך וכך תוכל גם לרכוש הרגלים נכונים של ניהול זמן ומשימות.
היכולת לאמץ את הנוסחה ביום-יום וליישם בעזרתה את כל ההרגלים הנ”ל, כל פעם הרגל אחד (לא כמה בבת אחת!), היא קריטית ביכולת לשנות הרגלים באופן בר קיימא במוח הלא מודע שלנו.
ואם ברצונך ליישם את הכל ברמה הפרקטית, אני מזמין אותך לבדוק את הקורס הדיגיטלי המעשי שלי כאן בקליק על הלינק.
אהבת? הפקת ערך? אני מזמין אותך לעשות “לייק”, להגיב ממש כאן למטה ולשתף את חבריך בפוסט זה.
אשמח גם לענות כאן למטה לכל שאלה שיש לך.
